Você sabe para que servem os Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e, NFC-e e outros) a enviar (em contingência)?

Se você já se perguntou para que servem as notas a enviar ou se ainda tem dúvidas sobre o que é nota emitida em contingência, esse artigo é para você!

O Documento Fiscal Eletrônico (DF-e) em contingência ou off-line é emitido quando, por alguma razão, não é possível enviá-lo imediatamente para o fisco após a emissão. Quando isso acontece, é preciso ficar de olho se será necessário corrigir eventuais inconsistências e, em seguida, enviar esses documentos fiscais dentro das normas estabelecidas pela Sefaz, evitando, assim, problemas com a Secretaria da Fazenda. Continue a leitura e descubra por que é importante estar atento às possíveis correções das notas fiscais em contingência.

O que é Documento Fiscal Eletrônico?

É comum que pessoas que trabalham em empresas, em que a emissão de documento fiscal eletrônico é obrigatório, tenham dúvidas sobre os trâmites legais e burocráticos que envolvem toda a parte de tributação e conformidade fiscal. As Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e e NFC-e) são um dos documentos mais importantes para uma empresa. Elas funcionam como uma comprovação da ocorrência de transações comerciais de venda de produtos e/ou prestação de serviços por uma empresa e normalmente são emitidas através de um sistema de gestão que deve ter conexão direta com o portal (WebService) da Secretaria da Fazenda.

Mas, afinal, o que são Notas Fiscais Eletrônicas em modo de contingência?

Imagine que um cliente visita seu estabelecimento e compra um produto. Porém, na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e ou NFC-e), devido a uma oscilação da internet ou por alguma falha inesperada no portal (WebService) da Sefaz o serviço fica indisponível por alguns instantes. Com certeza, um desses dois casos impedirá o envio imediato de alguma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e ou NFC-e) para a SEFAZ.

Observe que nos dois casos acima exemplificados, o contribuinte não pode fazer, no momento, qualquer coisa, senão, esperar a normalidade do serviço para tentar enviar as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas em contingência em um outro momento.

Contudo, além desses dois casos, existem alguns outros, que podem acontecer e que são passíveis de solução pelo contribuinte antes do envio, mas por causa das circunstâncias, opta pela contingência, para que a inconsistência seja sanada e o DF-e seja enviado e, por conseguinte, autorizado pela SEFAZ, posteriormente, dentro do prazo legal permitido. Estamos falando das inconsistências existentes no cadastro do comprador e/ou do produto relacionado no DF-e.

-Você sabia que se o endereço do comprador estiver incompleto a SEFAZ poderá rejeitar o registro dos DF-e´s (NF-e, NFC-e e outras)?

- Você sabia que se a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que é uma nomenclatura regional para categorização de mercadorias adotada pelo Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai, desde 1995, estiver incorreta, inválida (vigência expirada) ou incompleta, a SEFAZ rejeitará o registro do DF-e´s (NF-e, NFC-e e outras)?

- Você sabia que se o GTIN (código de barras), antigo EAN, estiver errado o registro também dos DF-e´s (NF-e, NFC-e e outras) será rejeitado pela SEFAZ?

Pois bem, por essas e outras situações, um DF-e pode ser emitido e ficar pendente de envio até que as soluções das inconsistências apresentadas sejam sanadas.

E qual é, afinal, a vantagem do DF-e (Documento Fiscal Eletrônico - NF-e, NFC-e e outras) ser emitido em contingência?

Já pensou se, por conta de uma dessas ocorrências, o cliente precisasse esperar o problema ser resolvido para poder receber uma Nota Fiscal e sair com o item que comprou? Isso poderia gerar transtornos no PDV e trazer prejuízos para a empresa, que perderia vendas, e também para o cliente, que passaria muito mais tempo aguardando na fila do caixa. Caso isso aconteça, certamente, o seu cliente poderá pensar duas vezes em voltar no seu estabelecimento. Portanto, a contingência nesse caso faz-se necessária para que as vendas não precisem ser pausadas e a empresa ainda se mantenha dentro da legalidade fiscal, pois, a emissão de DF-e (NF-e, NFC-e e outras) em contingência é a opção estabelecida pelo fisco, que autoriza o contribuinte, por conta de algo inesperado, emitir e enviar o DF-e em outro momento, assim que sanar o impedimento.

É importante salientar que a emissão em contingência acontece no ambiente de qualquer empresa, seja ela de grande ou pequeno porte, microempresa, simples nacional ou não, porque, como dito anteriormente, é a forma que os órgãos fiscais encontraram para garantir aos contribuintes normalidades do fluxo de vendas e evitar constrangimento ao consumidor final.

Entretanto, a negligência pela correção das inconsistências e o não envio dentro prazo legal poderão acarretar sérios prejuízos fiscais.

Ocorre que nem sempre o operador de caixa ou um usuário que emite notas terá conhecimento de que houve algum desses impedimentos e em qual DF-e (NF-e, NFC-e e outras) emitida ocorreu tal situação. Portanto, é mister ter um bom software de Gestão Integrada e Automação Comercial que possibilite gerir bem essas situações. Pensando nisso, a SGA Sistemas disponibiliza, em suas ferramentas, rotinas que agilizam e facilitam as possíveis correções e o envio desses documentos fiscais em tempo hábil, antes mesmo de encaminhar os XMLs e relatórios para o setor contábil, permitindo, a depender do caso, ao usuário resolver a inconsistência em uma DF-e (NF-e, NFC-e e outras) específica e, de forma automática, replicar a correção para outros documentos fiscais que apresentam a mesma inconsistência. Dessa forma, as soluções da SGA te ajudam também a cumprir as obrigações fiscais acessórias.

Vale salientar que o registro inadequado de documentos fiscais pode configurar crime de sonegação fiscal, prejudicar o pagamento de impostos e a situação legal da empresa.

Se você já é cliente da SGA Sistemas, certamente já sabe como isso facilita o seu trabalho, pois, é fato que as soluções da SGA Sistemas potencializam o gerenciamento financeiro e tributário de forma simples e automática. Caso contrário, ou seja, se você ainda não usa as soluções da SGA Sistemas, solicite-nos agora mesmo uma demonstração gratuita. Não perca tempo!

Agora que você já sabe um pouco da necessidade da emissão das DF-e´s em contingência e da sua importância, continue acompanhando o nosso Blog e descubra mais benefícios em investir na tecnologia certa para o seu negócio.

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